dynalistやworkflowyでタスク管理するメリット

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タスク管理方法

いろいろなタスク管理の手段があると思いますが、今回はアウトライナーを使ったタスク管理の利点を他のタスク管理専用ツールと比較も兼ねて、少し書いていきたいと思います。

タスク管理ツール

どのツールを使っても同じような流れにはなるとはもいますが、今回はdynalistという先日入れたばかりのツールを使っています。
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利点

まず、アウトライナー系ツールでタスク管理するには、書き込む必要があります。
カレンダーに書き込めば自動的に同期できたり、iftttのようなハブツールを用いても、グーグルカレンダー → dynalistに予定やタスクが送り込まれるような事は出来ません。
(pro版であればdynalist→グーグルカレンダーは可能です。)
 
ちなみに、通常であれば予定とタスクは別物と考えるのが普通であり、別に送りこまれなくても問題ないと思われる方も多いとは思いますが、僕の場合は空き時間が把握しやすいという点から、タスクと予定は一覧できた方が管理しやすいと思っています。
 
長年このやり方なのでコレが普通になっています。
 
『たすくま』というiPhoneアプリを使えばカレンダーに登録した予定も自動的に送り込まれ、予定とタスクを並べて表示する事が可能です。
 
アウトライナーを使うなら先ほども書いたように、カレンダーツールとの「連携」や「同期」といった機能がない為に、予定やタスクを全てを打ち込まなければなりません。
 
これは一見デメリットにも思える作業にも見えます。
確かに時間の効率の観点から考えると、自動的に同期される方が良いですし、手作業が少ない分、人為的ミスが少なくなります。
 
 
 
-では、なぜ自分にとっては利点だと思うのか。
 
それは一から入力することで、
「先に未来を考える」必要があるからです。
 
カレンダーに書かれた明日の予定と、明日やる必要があるタスクを時系列に書き出す事で1日のフローイメージができ上がります。
 
例えば、スポーツの試合などに出る時、前日に良いイメージをしてのぞみますよね?
 
同じく毎日の仕事は予定に振り回されるのではなく、イメージ通りに進められれば結果も違ってくると思いませんか?
 
 
しかし、人はそれを計画と呼びます。
計画なんですが、計画を立てるというと表面上の事だけしか考えないんです。
 
結果は、その時の感情や気持ちのあり方で大きく変わる事ってありますよね?
 
なので、計画ではなくイメージする事が大事です。
 
 
 

ゲーミフィケーション

いきなりですが、
-「ゲーミフィケーション」て言葉を知ってますか?
 
ゲーミフィケーション(英: gamification)は、課題の解決や顧客ロイヤリティの向上に、ゲームデザインの技術やメカニズムを利用する活動全般。 この言葉は「日常生活の様々な要素をゲームの形にする」という「ゲーム化」から派生し、2010年から使われはじめた。todoistのカルマなども、ゲーミフィケーションにあたります。
 
先程書いた、スポーツの試合の事をゲームとも言いますよね?

それならば、毎日のタスクをイメージしておけば、大変忙しい日程や時間帯もゲーム感覚スポーツ感覚で行えるんではないでしょうか?
 
本来のゲーミフィケーションとは少し違うかもしれないですが、無理矢理ゲーミフィケーションに持ち込むというのもタスクをこなす為には、あっても良いのではないかと思います。
 
どちらにせよ、タスク完了とともにゲームをクリアしたような『やりきった感』は最高だと思います。
 
 
イメージを持つ
後で、ログについても書こうとは思っていますが、ログする事にとらわれないのであれば、忙しい日のみ この作業をする。でも構わないと思います。
 
先にイメージして仕事に臨むことが重要で、
ただ『タスク』をこなしてしまうのと感じ方も変わります。
 
予想通りに進めば それはそれで良いですし、少し思ってた流れと違うなーとか考えながらすることで次回の似たような案件に対して対応方法も変える事もできたり、楽しみながらバリエーションを考える事で、考え方のストックも増えていくと思います。
 
時間を管理するのに最適なツール『たすくま』との違いは、たすくまがログベースな事に対して、想像ベースな事。
 
確かにルーチンワークが多い仕事であればログをベースにした方が、時間の管理、把握は完璧に近い感じで出来ると思います。
 
ただ、自分の場合同じようなタスクが少ない為、タスクに対して過去にログが無いことが多く、この管理方法の方が自分には合っていると感じています。
 

操作性

アウトライナーツールの多くは、書いたモノを段落毎に移動させる事ができます。
 
予定が変更となれば、アウトライナーツール上でも  すぐに移動させることができるので手軽です。
 
もし、このタスク管理方法を手書きで行おうとすると、書き直しの手間が増えてしまいますし、書き消しにより汚く見辛い状態になるかもしれません。
 
その点では、アウトライナーツールを使う方が圧倒的に優れていますし、効率的です。
 
 
また予定が延期になったり、急なキャンセルが入っても時間をざっくり書いておく事で、たすくま同様に自分の決めているセクションでの時間の空き状況が把握出来ます。



☑︎チェックボックス

dynalistでは簡単にチェックリスト化できるようになっています。
当然☑︎チェックする事でそのタスクには「消し込み線」が入ります。
 
この機能があるだけでも視認性が上がりますよね。
 
カレンダーアプリなんかを見ていても予定が入りすぎて入れば、現在どこまで終わっているのかを探すには、時系列で探してしまいます。
 
これだと『見えなくても良い情報』が入ってきてしまう為、進捗の把握がわかりにくく、探すのに時間もかかります。
タスク管理ツールにありがちなフォーカス機能のように完全に他を隠すよりも、終わったタスクも見えていた方が僕は逆に集中出来るような気がします。
 
言葉で表すのは難しいですが、
『タスク管理』に集中するというより、
『現状を把握する』ことに集中すると言えば分かりやすいですかね。
 
またタスク管理アプリの多くは、画面上のタスク表示数が少なく7〜10個のタスクしか見えないことが、モチベーションに影響します。
何をするにもスタートの時点でゴールが見えている方が良いものです。
それを考えると、行のサイズを変えられる機能があるか、最初からそこそこの数が表示できるツールがいいですね。
 

ログ

アウトライナーツール系の良いところはログの見やすさにもあります。
 
箇条書きに拘らず、日記感覚の文面でログを置いておく事もお勧めです。
なので、◯月◯日に何をしていたかは、タスク以外の情報もログしておくことで、過去の状況もすぐに分かります。
 
これは、Evernoteなどでもチェックリスト機能などを駆使して似たようなことは出来ますが、過去ログを探す際にも、いちいちノートを探し、開く手間があります。
以前に比べてEvernoteアプリも軽やかになったものの、それでも読み込み速度は多少気になるところです。
 
その点dynalistやworkflowyは驚くほど軽く速いですね。iPhone・PC間も瞬時に同期もされてます。

マルチプラットフォーム

また、仕事で毎日日報を書く必要がある方も多いかと思います。
日報を書く際にもアウトライナーを確認すれば、ある程度何時にどこで何をしてたかくらいは即座にわかります。
 
その為にも起こった出来事は、その都度詳しく書き足し残しておいても良いと思います。
 

仮に時間がなくて、細かなログを残せ無くても 日報を書く際にはアウトラインがあれば、あるの事は事は思い出せると思います。

 
 

同期

先ほど軽く触れましたが、アカウントの違うPCや会社用のiPhone、Androidでも問題なく同期させることが可能です。
というより、クラウドなのでどこからでもアクセス可能です。
 
コレによって、仕事のオンでもオフでも、どの端末からでも同じ環境下に行ける事が可能なので、休みの時に何かを聞かれたり、調べたりも出来ますし、思いついた事や補足のメモを付け加えたりすることも出来ます。
 
会社によっては、会社用の携帯は置いて帰らねければいけなかったりもしますが、いつでもアクセスできるので「出社したら忘れず入力しよう」というタスク管理もなくなり、ストレスも減ります。
 
 

全てのタスクを預ける

 
また、仕事のみでなくプライベートなタスクも混ぜて管理しても良いと思います。
 
本当なら休みの日に寄りたい場所(銀行など)にも、近くに営業に行ったついでに寄るタスクを入れて置いても良いかもしれないですね。
 
プライベート時間の節約になりますし、土日休みの仕事なら休みの日に行けないですしね。
 

タグ

dynalistには、タグとタグがつけられます。
コレによって検索しやすくできたり、プロジェクト毎にタスクをまとめて表示させたい時などは便利です。
 
どうしても1日単位でのタスクの表示になってしまう為、日毎の範囲を取り払ってプロジェクト毎での進捗管理も必要になってくる時もあると思います。
 
またコンテキストとしてタグ付けしておくと、先程書いた、「営業ついでに銀行に行く」というようにタグからタスクを探してこれます。
 
例えば
@外出時
@事務所内作業
などの場所を指定していても良いですし、
@ルーチン
@週間日曜
などのタグ付けも使いやすいと思います。
 
#タグは
#システム開発
#ダイエット
など、プロジェクト名などに当てても良いですね。
 
僕もよく使ってますが、タスクを記入したリストnoteの部分にタグを書いておくと、見栄えも良いですね。
なお、頭の所にタグを置いておくと目次にも使えます。
 
 
今回は1つ1つがざっくり目ではありますが、dynalistやworkflowyでタスク管理を行う利点メリットについて書きました。
 
また面白い使い方があれば書いていきたいと思います。
 
それにしても、最近のツールはどれもユーザビリティが優れていて甲乙つけられないですね。
それぞれに良さがあり、デメリットと呼べるレベルのデメリットもなく楽しいです。
 
 
余談
「ブログは短くてわかりやすい」事が、良いと思ってます。
今回は自分らしくない長さになってしまいました。
それでも、分けて書くよりは良いかと思い一気書きしました。

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