dynalistやworkflowyでタスク管理するメリット

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            タスク管理方法

いろいろなタスク管理の手段があると思いますが、今回はアウトライナーを使ったタスク管理の利点を他のタスク管理専用ツールと比較も兼ねて、少し書いていきたいと思います。

 

ツール

どのツールを使っても同じような流れにはなるとはもいますが、今回はdynalistという先日入れたばかりのツールを使っています。
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利点

まず、アウトライナー系ツールでタスク管理するには、書き込む必要があります。
カレンダーに書き込めば自動的にだったりiftttのようなツールを用いても、カレンダー→dynalistに送り込まれるような事は出来ません。
 
通常であれば予定とタスクは別物と考えるのが普通であり、別に送りこまれなくても問題ないと思われる方も多いとは思いますが、自分の場合は時間の空きなども把握しやすいという点から、タスクと予定は一覧できる方が管理しやすいと思ってますし、長年このやり方なのでコレが普通になっています。
 
たすくま などを使えばカレンダーから自動的に、予定もタスクとして送り込まれます。
 
アウトライナーを使うなら先ほども書いたように連携、同期する機能がない為に、全てを打ち込まなければなりません。
 
これは一見デメリットにも思える作業にも見えます。
確かに時間の効率を考えると、自動的に処理される方が良いですし、人為的な作業が少ない方が、間違いも少ないと思います。
 
 
 
-では、なぜ自分にとっては利点だと思うのか。
 
それは先に未来を考える事をする必要があるからです。
 
カレンダーに書かれた明日の予定と、明日やる必要があるタスクを時系列に書き出す事で1日のフローイメージができます。
 
例えば、スポーツの試合などに出る時、前日に良いイメージをしてのぞみますよね?
同じく毎日の仕事は予定に振り回されるのではなく、イメージ通りに進められれば結果も違ってくると思いませんか?
 
 
しかし、人はそれを計画と呼びます。
計画なんですが、計画を立てるというと表面上の事だけしか考えないんです。
 
結果は、その時の感情や気持ちのあり方で大きく変わる事ってありますよね?
 
なので、計画ではなくイメージする事が大事です。
 
 
 
 
いきなりですが、
-「ゲーミフィケーション」て言葉を知ってますか?
 
ゲーミフィケーション(英: gamification)は、課題の解決や顧客ロイヤリティの向上に、ゲームデザインの技術やメカニズムを利用する活動全般。 この言葉は「日常生活の様々な要素をゲームの形にする」という「ゲーム化」から派生し、2010年から使われはじめた。todoistのカルマなども、ゲーミフィケーションにあたります。
 
先程書いた、スポーツの試合の事をゲームとも言いますよね?

それならば、毎日のタスクをイメージしておけば、大変忙しい日程や時間帯もゲーム感覚でというか、スポーツ感覚で行えるんではないでしょうか?
 
本来のゲーミフィケーションとは少し違うかもしれないですが、無理矢理ゲーミフィケーションに持ち込むというのもタスクをカッチリこなす為には、あっても良いかと思います。
 
どちらにせよ、タスク完了とともに、やりきった感は最高だと思います。
 
 
 
後でログについても書こうとは思っていますが、ログにとらわれなければ、忙しい日のみこの作業をする。でも構わないと思います。
 
先にイメージして臨むことが重要でただタスクをこなしてしまうのと感じ方も変わります。
 
予想通りに進めば、それはそれで良いですし、少し思ってた流れと違うなーとか考えながらすることで次回の似たような案件に対して対応方法も変える事もできたり、バリエーションも増えていくと思います。
 
たすくまとの違いは、たすくまがログベースな事に対して、想像ベースな事。
 
確かにログをもとにした方が時間のお把握はできるかもしれないですが、自分の場合同じようなタスクが少ない為、過去にログが無いというところから、この方法の方が自分には合っていると感じています。
 
 
 

操作性

アウトライナーツールの多くは、書いたモノを段落毎に移動できます。
予定が変更になれば、すぐに移動させることができるので、手書きで同じような事をするよりも、その点では優れています。
 
手書きでは消して見づらくなったり、書き直ししたりと手間が増えてしまいます。
 
また予定が延期になったり、急なキャンセルが入っても時間をざっくり書いておく事で、たすくま同様に自分の決めているセクションでの時間の空き状況が把握出来ます。



☑︎チェックボックス

dynalistでは簡単にチェックリスト化できるようになっています。
当然☑︎チェックする事でそのタスクには消し込み線が入ります。
 
この機能があるだけでも視認性が上がりますよね。
 
カレンダーアプリなんかを見ていても予定が入りすぎて入れば、現在どこまで終わっているのかを探すには、時系列で探してしまいます。
 
これだと見えないで良い情報が入ってきてしまう為、進捗の把握がわかりにくく、探すのに時間もかかります。
 
現状を把握する為には消し込み線が入るものか、終えたタスクは画面から一時的に消えるモノが好ましいと思います。
 
またタスク管理アプリの多くは、画面の表示数が少なく一気に見えない為、モチベーションが変わります。
サイズを変えられるものか、そこそこの数が表示できるものがいいですね。
 
何をするにもスタートの時点でゴールが見えている方が良いものです。
 
 

ログ

アウトライナー系の良いところはログの見やすさにもあります。
Evernoteのように日記感覚でログを置いておけます。◯月◯日に何をしていたかは、すぐに出せますね。
 
Evernoteなどでもチェックリスト機能などはありますが、過去ログを探す際にも、いちいちノートを開く必要があります。以前に比べてアプリも軽やかになったものの、それでも読み込み速度は気になるところです。
 
また、仕事で毎日日報を書く必要がある方も多いかと思います。
日報を書く際にもアウトライナーを確認すれば、ある程度何時にどこで何をしてたかくらいは即座にわかります。
そこで起こった出来事は書き込んで残しても良いですし、残して無くても日報を書く際にはアウトラインがあれば思い出せると思います。
 
 

同期

アカウントの違うPCや会社用のスマホでも問題なく同期させることが可能です。というより、クラウドなのでどこからでもアクセス可能です。
 
コレによって、オンでもオフでも、どの端末からでも同じ環境下にいることが可能なので、休みの時に何かを聞かれたり、調べたりも出来ますし、メモを付け加えたりすることも出来ます。
自分の携帯やPCからも確認できます。
 
会社によっては、会社用の携帯は置いて帰らねければいけなかったりもしますが、いつでもアクセスできるので出社したら忘れず入力しよう。というタスクもなくなり、ストレスも減ります。
 
 

全てのタスクを預ける

 
また、仕事のみでなくプライベートなタスクも混ぜて管理しても良いと思います。
 
本当なら休みの日に寄りたい場所(銀行など)にも、近くに営業に行ったついでに寄るタスクを入れて置いても良いかもしれないですね。
プライベート時間の節約になりますし、土日休みの仕事なら休みの日に行けないですしね。
 

タグ

dynalistには、#タグと@タグがつけられます。
コレによって検索しやすくできたり、プロジェクト毎にタスクをまとめて表示させたい時などは便利です。
 
どうしても1日単位でのタスクの表示になってしまう為、日毎の範囲を取り払ってプロジェクト毎での進捗管理も必要になってくる時もあると思います。
 
またコンテキストでタグ付けしておくと、先程書いた、「営業ついでに銀行に行く」というようなタスクを忘れてしまっても、タグからタスクを探してこれます。
 
例えば
@外出時
@事務所内作業
などの場所を指定していても良いですし、
@ルーチン
@毎日曜
などのタグ付けも使いやすいと思います。
 
#タグは
#システム開発
#ダイエット
など、プロジェクト名などに当てても良いですね。
 
僕もよく使ってますが、ノートの部分にタグを書いておくと、見栄えも良いですね。
なお、頭の所にタグを置いておくと目次にも使えます。
 
 
今回は1つ1つがざっくり目ではありますが、dynalistやworkflowyでタスク管理を行う利点メリットについて書きました。
 
また面白い使い方があれば書いていきたいと思います。
 
最近のツールはどれもユーザビリティが優れていて甲乙つけられないですね。
それぞれに良さがあり、デメリットと呼べるレベルのデメリットもなく楽しいです。
 
 
余談
余談ですが、「ブログは短くてわかりやすい」事が、良いと思ってます。
今回は自分らしくない長さになってしまいました。
それでも、分けて書くよりは良いかと思い一気書きしました。
 

ついでに

プロフィールをdynalistで作ったモノを公開してます。
 
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